RA-MICRO Jahresversion 2021


Neuigkeiten zur RA-MICRO Jahresversion 2021

Inhalt

Programmneuerungen

Wir informieren anlässlich des Erscheinens der RA-MICRO Kanzleisoftware Version 2021.1 nachfolgend über Neues zu RA-MICRO. Die Programmäerungen der Version 2021.1 entnehmen Sie bitte im Einzelnen den Aktuellen Hinweisen im RA-MICRO.

Inhalt


RA-MICRO Kanzleisoftware Version 2021
Elektronischer Mandantenverkehr (EMV)
RA-MICRO Kalender
RA-MICRO E-Workflow
Verschiedene Neuerungen
Ermittlungstool für Corona Steuerhilfe nebst Checkliste
Prüfung nach dem Geldwäschegesetz (GWG)
RA-MICRO Online (RMO) neuer Recherchedienst Adress Research Premium
Kostenrechtsänderungsgesetz
Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung ERVV
Durchsuchbarkeit
Einbettung
Anlagen
Folgerungen / Ergebnis
Ausblick
vOffice
vOffice Basis Version
vOffice Pro Version
Kanzlei EDV-Technik
SQL Datenhaltung
RA-MICRO vCloud / vServer
Systemsoftware / Datensicherung
DictaNet Diktiersoftware
DASD Deutscher Anwaltssuchdienst
Unternehmensnachrichten
Landesrepräsentanzen
Anwendersupport
Supportdesk
Dr. Beckers Videokonferenz moderne Kanzlei-EDV
Online Informations-Veranstaltungen für Anwender und Interessenten

A. RA-MICRO Kanzleisoftware Version 2021

A.1 Elektronischer Mandantenverkehr (EMV)

Aufgrund der heute gegebenen und in Zukunft ansteigend zu erwartenden EDV-Ausstattung und Kompetenz der Mandantschaft ist ein RA-MICRO Entwicklungsschwerpunkt, Vorteile für Kanzlei und Mandant durch den EMV über das Internet zu schaffen. Dies kann u. a. Arbeitszeitaufwand in der Kanzleireduzieren und die Mandantenzufriedenheit und -bindung erhöhen.

Die RA-MICRO Online Mandatsaufnahme OMA für Erstmandanten auf der Homepage des Anwalts wird bereits gut genutzt. Neu ist das Online Mandantenkonto OMK Bild, kostenlos gehostet bei RA-MICROOnline. In diesem können eingeloggte Mandanten Mandatsaufträge formularmäig erteilen; wie bei der OMA werden in RA-MICRO dann die Akten automatisch angelegt. Kanzlei-Anwälte, die DASD Mitglieder sind, werden mit ihrem DASD Profil und Kontaktmöglichkeiten dort angezeigt, sodass dort auch ein werblicher Aspekt für das Angebot von weiteren Kanzlei-Rechtsdienstleistungen auf weiteren Rechtsgebieten für den Mandanten permanent mit der Möglichkeit der gezielten Kontaktaufnahme zum Anwalt präsent ist. Das OMK ist insbesondere für Dauermandanten interessant, die laufend ähnlich gelagerte Fälle beauftragen. Die Vergabe eines OMK Zuganges für Mandanten erfolgt einfach über das RA-MICRO Adressfenster, Erweiterungen des OMK sind vorgesehen: Mahnbescheidsbeauftragung, TVM Datenerfassung in frei gestaltbaren TVM Masken, Online Terminvergabe, vOffice Videoanruf im Wartezimmer des Anwalts.

Die primäre EDV-Nutzung durch Konsumenten-Mandanten verlagert sich zunehmend vom PC zum Smartphone. Im 1. Halbjahr 2021 wird die RA-MICRO Online Mandanten App (OMA App) für iOS und Android erscheinen. An diese wird über den RA-MICRO E-Mandantenversand die Mandantenpost verschlüsselt übermittelt, sodass alternativ zur WebAkte dem Mandanten die AppAkte für die Verwaltung der Anwaltspost angeboten werden kann.

A.2 RA-MICRO Kalender

RA-MICRO enthält drei historisch nacheinander entstandene Kalenderversionen: (Alter) Kalender, Kalender + und Kalender HTML. Wir bezeichnen diese künftig als Kalender 1, 2, 3. Der Kalender 3 setzt eine MS SQL Datenhaltung voraus. Der Kalender 1 läuft Ende 2021 aus, bitte stellen Sie ggf. zeitnah auf den Kalender 2 oder 3 um. Kalender 2 Nutzer, die MS SQL Server installiert haben, empfehlen wir im Laufe des Jahres 2021, eine Umstellung auf den Kalender 3 vorzunehmen.

Im Kalender 3 ist neu eine iCloud Synchronisation mit dem iPhone Kalender enthalten.

Die RA-MICRO Kalender App für Apple iOS wurde funktional überarbeitet. Eine RA-MICRO Kalender App für Android erscheint Anfang 1. Quartal 2021.

A.3 RA-MICRO E-Workflow

Der RA-MICRO E-Workflow wurde u. a. wie folgt verbessert:

  • Die E-Akte wird übersichtlicher, wenn die neue Einstellung Dateianhänge ausblenden gesetzt wird. Diese ist bei Version 2021 automatisch aktiviert. Dann werden die technischen Dateianhänge ausgeblendet. Im Kontextmenü zur E-Akte können temporär bedarfsweise die Anhänge angezeigt werden.
  • Die Outlook E-Akten Schnittstelle wurde funktional erweitert, sodass im Outlook Texteingabefenster die aus der Textverarbeitung bekannten Sternchen-Befehle auch nutzbar sind, um Textbausteine einzulesen. Eine vOffice Besuchereinladung wurde hinzugefügt.
  • Der E-Akte Speicherdialog sowie einige weitere viel benutzte Speicherdialoge wurden um Buttons für Notiz, Verfügung und Wiedervorlage erweitert. So können an diesen Programmstellen einfacher weitere zugehörige oder folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden.
  • Die DictaNet App wurde um eine Import- und Anzeigefunktion für RA-MICRO PDF E-Akten erweitert. (Im RA-MICRO Sprachgebrauch ist eine PDF E-Akte ein einziges PDF-Dokument mit einem eingebetteten Inhaltsverzeichnis, das grundsätzlich mit jedem PDF-Viewer gelesen werden kann.)
  • Die im Dezember 2020 erschienene Neuentwicklung RA-MICRO E-Akte App für iPad ermöglicht die sichere mobile Nutzung elektronischer Akten mit einem sehr hohen Handhabungs-Komfort, der herkömmlichen Papierakten ebenbürtig ist. Konzeptidee der App ist die Nachbildung der anwaltlichen Arbeitsweise mit Aktenstapeln und Dokumenten auf dem Anwaltsschreibtisch.

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    Laufend verschlüsselt synchronisiert hat der Anwalt seine in Bearbeitung befindlichen Akten und seinen elektronischen Posteingang im jederzeitigen Zugriff auch ohne aktuelle Internetverbindung. Die Synchronisation wird im RA-MICRO App Exporter verwaltet. In Verbindung mit der DictaNet App als sprachbasierte Kommunikationskomponente entsteht ein modernster mobiler elektronischer anwaltlicher Arbeitsplatz für die Akten- und Postbearbeitung mit Smartphone und Tablet.

    Auch eine kalendarische Funktionalität ist integriert (s. u.). Auf der Kachelrückseite befindet sich der online synchronisierte Terminakten-Kalender für die nächsten 7 Tage mit im Gerät gespeicherten und daher jederzeit im Zugriff befindlichen E-Akten zu den im Kalender des Anwalts mit Aktennummer eingetragenen Terminen:

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A.4 Verschiedene Neuerungen

A.4.a Ermittlungstool für Corona Steuerhilfe nebst Checkliste

Aufgrund der Umsatzsteuersenkung durch das Corona-Steuerhilfegesetz kommt es bei bestimmten Konstellationen zu verrechneten Vorschüssen zu einem Zuvielzahlen von Umsatzsteuer. Werden zu 19% versteuerte Zahlungen als Gebührenguthaben behandelt und auf Rechnungen zu 16% USt. verrechnet, hat die Kanzlei die Differenz der Umsatzsteuer zu viel entrichtet, sofern das nicht manuell korrigiert wurde. Um solche Beträge zu ermitteln, steht im Aktenkonto Fenster die neue Option USt. Gebührenguthaben Corona-Steuerhilfe anzeigen in der Toolbar im Menü Ansicht für Fibu I Anwender zur Verfügung. Ist diese Ansichtsoption gesetzt, wird im Aktenkonto Fenster eine zusätzliche Zeile angezeigt, die das bei der Verrechnung von zu 19% USt. versteuerten Zahlungen auf zu 16% ausgewiesenen Rechnungen entstandene USt. Gebührenguthaben Corona-Steuerhilfe ausweist. Darüber hinaus steht im Hauptmenü im Modul Aktenkonto sowie in der Mandatssaldenliste der neue Menüpunkt Checkliste Corona-Steuerhilfe zur Verfügung.

A.4.b Prüfung nach dem Geldwäschegesetz (GWG)

Nach dem Geldwäschegesetz (GWG) sind Anwälte und Notare verpflichtet, bei jedem Mandat zu prüfen, ob sie Verpflichtete im Sinne des GWG sind. Das Ergebnis der überprüfung kann nun bei der Aktenanlage zur Akte gespeichert werden. Auf den Aktenvorblättern kann das Ergebnis über ein neues Datenfeld / einen neuen Platzhalter ausgegeben werden. über Akteninfo wird das Prüfergebnis für die jeweilige Akte angezeigt. Im Aktenregister können über den Filter Prüfung GWG die Ergebnisse gelistet werden.

A.4.c RA-MICRO Online (RMO) neuer Recherchedienst Adress Research Premium

Bei unbekannten, auf üblichem Wege nicht ermittelbaren Personen-Adressen ermitteln Rechercheure in Datenbanken und bedarfsweise auch im Wohnumfeld der gesuchten Person. Der Dienst ist eine Zusatzoption zur Online EMA.

A.4.d Kostenrechtsänderungsgesetz

Die in 2021 in Kraft tretenden änderungen sind im Programm berücksichtigt.

B. Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung ERVV

Mit zunehmender Einführung des ERV bei den Gerichten wächst auch die Anzahl der gem. 130a ZPO, 46c ArbGG u. a. beanstandeten und zurückgewiesenen PDF beA-Sendungen an Gerichte, weil die Anforderungen der ERVV nicht eingehalten wurden. Auch aufgrund der anwaltlichen Regressgefahr behandeln wir nachfolgend das Thema ausführlich als Hilfestellung für die Praxis.

Gem. 130a Abs. 6 ZPO beanstandet das Gericht unverzüglich das nicht ERVV-konforme PDF-Dokument. Wenn dann nicht unverzüglich vom Anwalt ein ERVV-konformes PDF-Dokument mit eidesstattlicher Versicherung der Identität des sichtbaren Inhaltes beider PDF-Dokumente nachgereicht wird, ist das erste eingereichte Dokument unheilbar für das Verfahren verloren. Eine einzige Beanstandung genügt für diese Wirkung. Nicht ERVV-konforme PDF beA-Postausgänge an das Gericht können also unerfreuliche beA- Posteingänge vom Gericht zur Folge haben, wie z. B. BAG 3.6.2020:

Das führt zur Unzulässigkeit der Revision. Sind die formellen Anforderungen nicht eingehalten, führt dies zur Unzulässigkeit des Rechtsmittels (BAG 12. März 2020 - 6 AZM 1/20 - Rn. 1). Alle elektronisch übermittelten Dokumente - und damit auch die Revisionsbegründung, 551 Abs. 2 Satz 1 ZPO - sind bei fehlender Durchsuchbarkeit nicht geeignet, die Formanforderungen zu erfüllen (BAG 12. März 2020 - 6 AZM 1/20 - Rn. 2).

B.1 Was der Begriff Durchsuchbarkeit der ERVV bedeutet, erläutert das ArbG Flensburg wie folgt näher:

Die PDF-Datei ist weiterhin nicht texterkannt/durchsuchbar. Gem. 46c Abs. 2 Satz 2 ArbGG i.V.m. 2 Abs. 1 Satz 1 Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) ist das elektronische Dokument soweit technisch möglich in durchsuchbarer Form im Format PDF zu übermitteln. Die Prüfung ergab, dass einzelne Buchstaben und Worte (Seite 1) sowie Zahlen und die Abkürzung Nr. (Seite 2) nicht durchsuchbar sind.

Als Ausnahmen von der PDF-Durchsuchbarkeit werden nur Fotos (ohne Text), Logos und künstlerisch gestaltete Zeichen zugelassen. D. h. ein einziges nicht durchsuchbares Zeichen reicht für die gerichtliche Beanstandung aus. Die ERVV kennt keine teilweise Durchsuchbarkeit.

Problem für den Anwalt: Es gibt nach dem aktuellen Stand der Technik keine technische Möglichkeit, die Eigenschaft vollständige Durchsuchbarkeit eines PDF-Dokumentes sicher herzustellen oder festzustellen. Daraus folgt bei der beA-Benutzung eine latente Regressgefahr, sollten Gerichte die ERVV (streng) anwenden und nicht durchsuchbare Zeichen im PDF auffinden. Es könnte auch der Gegner sein, der einen solchen formalen Mangel eines gegnerischen PDF-Dokumentes sofort rügt das muss er wohl auch in seinem Mandanteninteresse und das PDF müsste dann das Gericht wohl beanstanden. Allein eine so entstehende Verfahrensverzögerung könnte schädlich sein.

Der beA-Newsletter zum Thema Durchsuchbarkeit umgeht dieses evidente Problem:

Den eigentlichen Schriftsatz speichern Sie am besten aus der Textverarbeitung heraus gleich als PDF ab. Dann liegt er im Regelfall direkt als durchsuchbares Dokument vor (dazu beA-Newsletter 1/2019).

Was ist jedoch mit den keineswegs sehr seltenen Ausnahmefällen, dass mit Word gespeicherte PDF-Dateien nicht voll durchsuchbar sind? Wie kann man feststellen, ob ein gespeichertes PDF-Dokument ein Regelfall oder ein schadensgeneigter Ausnahmefall ist? Enthält z. B. das Dokument Grafiken mit Schriftzeichen, z. B. einen Grafik-Briefkopf, Screenshots, Fotos mit Texten, ist es beim Speichern aus Word jedenfalls nicht vollständig durchsuchbar. RA-MICRO hatte zunächst für eigene Schriftsätze im beA Postausgang nie die überarbeitung mit OCR gestartet. Aber Gerichte beanstandeten die Nicht-Durchsuchbarkeit von enthaltenen Grafiken, selbst von Briefköpfen. Daraufhin wurde im Sommer 2020 die OCR Bearbeitung eigener Schriftsätze eingeführt, die Grafiken enthalten. Diese führte in einer Vielzahl von Kanzleien zu erheblichen Veränderungen des Schriftbildes, teilweise erzeugte OCR-Software wie Omnipage für die erste Schriftsatzseite nur eine leere Seite, so dass um das - weil örtlich (noch?) nicht beanstandet- abzustellen wiederum ein Parameter eingeführt wurde, um einwandfrei aussehende, aber zur ERVV beanstandbare Dokumente zu versenden. Viele Kanzleien haben zwischenzeitlich ihre Briefköpfe durch Entfernen von Grafiken verändert, um die Veränderung durch OCR im Schriftbild der eigenen Dokumente zu vermeiden.

Die Bearbeitung nicht voll durchsuchbarer PDF-Dateien mit einer OCR-Software erreicht keine 100%ig vollständige, garantierte Erkennbarkeit. Im Gegenteil, man kann davon ausgehen, dass ein gespeichertes Word-Dokument z. B. mit einem grafischen Briefkopf nach der OCR-Behandlung der gespeicherten PDF-Grafik eher schlechter durchsuchbar sein wird als vorher. In jedem Fall werden zumeist die zuvor durch Word eingebetteten Schriftarten nach einer OCR-Erkennung, z. B. mit Omnipage, nicht mehr eingebettet sein. Eine bestmögliche Herstellung der Durchsuchbarkeit von Grafiken bedarf oft einer manuellen Nachbearbeitung mit OCR-Software (s.u.).

Anderer Ansicht zur Formunwirksamkeit wg. fehlender Durchbarkeit ist das OLG Koblenz im Beschluss vom 23.11.20:

Soweit 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV bestimmt, dass elektronische Dokumente in durchsuchbarer Form zu übermitteln sind, handelt es sich um eine Ordnungsvorschrift, deren Verletzung nicht zur Unwirksamkeit des Eingangs führt (entgegen: BAG, Beschluss vom 12.03.2020, 6 AZM 1/20 = NZA 2020, 607, 608 Rn. 7; BAG, Urteil vom 03.06.2020, 3 AZR 730/19, juris Rn. 28f.)

B.2 Die weitere problematische Anforderung der ERVV ist die Einbettung (d. h. die Mitlieferung im PDF-Dokument) aller im PDF-Dokument angezeigten Originalschriften. Die strenge gerichtliche Auffassung verlangt zwingend die Einbettung der Originalschriften im PDF-Dokument für die Formwirksamkeit, das OLG Koblenz im Beschluss vom 9.11.20 verneint dagegen in dem Fall fehlender Einbettung die Formunwirksamkeit:

Entspricht ein bestimmender Schriftsatz mangels Einbettung sämtlicher verwendeter Schriftarten nicht den Vorgaben in Nr. 1 ERVB 2019 führt dies unabhängig von 130a Abs. 6 ZPO jedenfalls dann nicht zur Formunwirksamkeit, wenn dieser Schriftsatz im übrigen den formellen Vorgaben des 130a Abs. 2 ZPO i. V. m. der ERVV entspricht und auf einem nach 130a Abs. 3 ZPO zugelassenen Weg ordnungsgemä übermittelt wurde (entgegen: LAG Hessen, Beschluss vom 07.09.2020, 18 Sa 485/20; ArbG Lübeck, Urteil vom 09.06.2020, 3 Ca 2203/19).

Das Problem liegt darin, dass sowohl Word als auch OCR-Software wie Omnipage beim Speichern von PDF-Dokumenten nur teilweise oder gar nicht die Originalschriften in das PDF-Dokument einbetten, weil dies fallweise technisch oder urheberrechtlich nicht möglich ist. RA-MICRO bettet im beA Postausgang fehlende Schriften ein, soweit dies auf dem PC, auf dem das Programm Postausgang läuft, möglich ist. Bislang wurden nur wenige Beanstandungen zu fehlenden Schriften bekannt, insb. nur von der Arbeitsgerichtsbarkeit. Wenn keine Beanstandungen des Empfängergerichts zur Schriften-Einbettung zu erwarten sind, kann unverändert verfahren und versandt werden.
Wenn aber eine gerichtliche Beanstandung zur ERVV-Konformität vorliegt, muss der Anwender das Dokument händisch bearbeiten, um die vollständige Einbettung der Schriften im PDF zu erreichen, entweder durch Entfernung der Teile des Schriftsatzes mit diesen Schriften, oder Veränderung der Schriften im Schriftsatz. Oft liegt das Problem in Briefkopfschriften, dann wäre der Briefkopf hinsichtlich der Schriften entsprechend zu verändern. Hinweise zur Einbettung von Schriften: Schriften sind teilweise urheberrechtlich geschützt und können vielfach nicht einfach so eingebettet werden. s. dazu auch https://helpx.adobe.com/de/acrobat/using/pdf-fonts.html. Die Seite www.fonts.com bietet z.B. 130.000 Schriften zum Preis in der Gröenordnung von je 40 Euro zum Download und zur lokalen Installation auf einem PC an. Das nachfolgende Beispiel zeigt die Dokumenteneigenschaften eines mit Word als PDF-Datei gespeicherten Kostenfestsetzungsantrages, der vom Gericht mangels Schrifteneinbettung zurückgewiesen wurde. Die ERVV-Voraussetzung der Schriften-Einbettung kann man leicht prüfen, wenn man das PDF-Dokument im Adobe Acrobat Reader DC öffnet und nach Rechtsklick auf das Dokument im Kontextmenü Dokumenteneigenschaften und dann Schriften wählt.

Hinter jeder Schrift muss für die ERVV-Konformität eingebettet stehen, drei Schriften konnte Word beim Speichern im PDF-Format in diesem Beispielsdokument nicht einbetten:

Um einen Einbettungs-Mangel im PDF-Dokument zu beheben, gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Man installiert auf dem PC, auf dem der beA Postausgang läuft, die fehlenden Schriften, um nach einer OCR Bearbeitung die durch diese entfernten Schriften im Dokument durch RA-MICRO einbetten zu lassen.

b) Wenn es sich darum handelt, dass bereits beim Speichern des PDF Dokumentes in Word Schriften fehlen:

Man installiert auf dem PC-Arbeitsplatz das Programm Adobe Acrobat DC, die mit ca. 13 Euro monatlich kostenpflichtige Variante des allgemein genutzten Adobe Acrobat Readers. Dann besteht im Word-Menü Datei die zusätzliche Möglichkeit, ein Dokument als Adobe PDF zu speichern.

Dann sind in diesem Beispielfall alle Schriften eingebettet und das Dokument ist insoweit ERVV-konform.

Der Unterschied dürfte an den unterschiedlichen Schriften-Lizenzrechten liegen. Adobe hat die Lizenzen zu diesen Schriften, Microsoft vermutlich nicht. Allerdings auch nicht immer bettet Adobe alle Schriften ein, zumeist jedoch öfter als Word, sodass sich dieser Weg des Abonnements der Adobe Acrobat DC Version primär empfiehlt. Allerdings müssen diese Schriften alle dann auch auf dem PC des Postausganges installiert sein, wenn dieses Dokument wegen darin enthaltener Grafiken OCR durchsuchbar gemacht werden muss, d.h. damit die Schriften-Einbettung entfernt wird und wieder von RA-MICRO hergestellt werden wird, soweit das möglich ist.

c) Alternative ist der Erwerb der fehlenden Schriften bzw. Schriftenrechte im Internet, z. B. von www.fonts.com oder von fonts.adobe.com, Installation auf dem speichernden PC und erneutes Speichern des PDF-Dokumentes.

d) Wenn Grafiken durchsuchbar gemacht werden, wird durch die OCR-Software eine einheitliche Schrift eingebettet, weil es unmöglich ist, die der Grafik zugrundeliegenden Originalschriften zu ermitteln und einzubetten. Es ist davon auszugehen, dass diese dem Stand der Technik entspreche Verfahrensweise nicht gerichtlich beanstandbar ist.

B.3 Bisher haben sich uns bekannt gewordene ERVV-Beanstandungen nur auf die eigenen anwaltlichen Schriftsätze bezogen, nicht aber auf deren Anlagen. Es ist unklar, inwieweit die Anlagen auch 100%ig durchsuchbar und alle Schriftarten eingebettet sein müssen nach dem Wortlaut der ERVV werden diese jedenfalls nicht exkludiert. Dies würde einen praktisch nicht zu leistenden Aufwand bedeuten, weil die in den fremden Dokumenten verwendeten Schriftarten dann wiederum in der sendenden Kanzlei installiert sein müssten, - faktisch unmöglich. Daher kann das Gebot der Schriften-Einbettung bei sinnentsprechender ERVV Auslegung u.E. nur für die eigenen Schriftstücke und nicht für fremde Schriftstücke gelten. werden diese jedenfalls nicht exkludiert.

B.4 Folgerungen / Ergebnis

Unklar ist, ob soweit technisch möglich bedeutet, dass man vom Anwalt nur die (technische) automatisierte Behandlung der PDF-Dokumente mit marktgängigen OCR-Produkten wie Word, Omnipage und Adobe verlangen kann, wie diese in RA-MICRO bislang realisiert ist, oder ob eine händische Kontrolle und Nachbearbeitung zur Herstellung einer 100%igen Durchsuchbarkeit erforderlich ist, (wie das oben das Arbeitsgericht erfordert). Unklar ist weiter, ob es so bleibt, dass die Gerichte derzeit keine Kontrolle bzw. Beanstandungen der Anlagen auf ERVV-Konformität vornehmen.

Um gerichtlichen Beanstandungen/Zurückweisungen zur ERVV derzeit sicher nachzukommen oder zuvorzukommen, bleibt in der Praxis nichts als eine einzelne händische Bearbeitung der im Postausgang befindlichen PDF-Dokumente. Eine gute Wahl ist dafür das Programm Adobe Acrobat DC, die kostenpflichtige Version des verbreiteten Adobe Acrobat Readers, ca. 13 Euro monatlich (das vorzuhalten ist ohnehin sinnvoll, weil man damit einfach und hochqualitativ PDF-Dokumente in Word-Dokumente konvertieren kann). In diesem Video https://youtu.be/UNEmCKJv7Xg wird gezeigt, wie man mit Adobe Acrobat DC ein PDF-OCR erkennt und händisch die vom Programm sogenannten Problemstellen zur Erkennung überprüft und korrigiert. Dann hat man alles getan, was man zumutbar tun kann, um eine maximal mögliche Durchsuchbarkeit zu bewirken. Aber eine 100%ige Sicherheit, dass das Dokument vollständig durchsuchbar ist, dass irgendein Wort oder Zeichen in dem Dokument nicht auffindbar ist, hat man immer noch nicht. Aber in der Regel dürfte ein so sorgfältig bearbeitetes Dokument als Antwort auf eine Beanstandung sofern dann noch alle Schriften eingebettet sind genügen, jedenfalls mindestens als Exkulpation gegenüber einem Regressanspruch.

Unsere Empfehlung zur ERVV-Konformität im beA Postausgang

1. Vermeiden Sie soweit wie möglich die Einfügung von Grafiken, insb. Briefkopfgrafiken, Screenshots, Fotos mit Textinhalten, in eigenen Schriftstücken und damit die Auslösung der OCR überarbeitung/Veränderung des PDF Dokumentes im RA-MICRO Postausgang diese kann die ERVV Konformität beeinträchtigen und auch zuweilen das Schriftbild.

2. Nutzen Sie nur Schriftarten im Word Schriftsatz, die Word auch in gespeicherte PDF einbetten kann.

B.5 Ausblick

RA-MICRO plant weitergehende Unterstützungen zur ERVV in Auswertung der Erfahrungen der Kanzleien mir der Beanstandungspraxis der Gerichte, bitte teilen Sie gerichtliche ERVV Anforderungen/ Beanstandungen über den RA-MICRO PD Supportdesk Bereich E-Workflow mit:

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Geplant ist die Option der Prüfung der ERVV-Konformität und deren händische Herstellung bereits am Word Textverarbeitungsarbeitsplatz mit der kostenpflichtigen Adobe Acrobat DC Software. Dann kann man die Einbettung von Grafiken insb. Screenshots - in eigenen Schriftsätzen im Einzelfall nutzen, indem händisch die ERVV-Konformität hergestellt werden kann, und diese PDF-Dokumente dann von der automatisierten OCR Behandlung im Postausgang ausgeschlossen werden.

Ferner ist im Postausgang eine Analyse zu den etwa fehlenden eingebetteten Schriftarten geplant mit weiterführenden Hinweisen zur Problembehebung.

C. vOffice

vOffice ist eine Internet-Browser basierte Firmen-/Praxis Organisationssoftware, die eine sichere Videokommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Dritten, wie Kunden und Mandanten ermöglicht.

vOffice hat mehrere RA-MICRO Schnittstellenfunktionen erhalten. So kann insbesondere in der Word- Schnittstelle ein VideoCall Einladungslink in einen Text eingebettet werden. Die Outlook E-Akten Schnittstelle hat eine vOffice Einladungsfunktion erhalten. Der vOffice Button im RA-MICRO PD zeigt mit veränderlicher Färbung die Farbe des vOffice Status.

C.1 vOffice Basis Version (1 Euro monatlich je Benutzer)

Für deutsche Anwälte kostenlos inkl. Support, unser Corona-Beitrag für die deutsche Anwaltschaft

  • Hochsichere Peer-to-Peer Ende-zu-Ende-verschlüsselte Videogespräche mit bis zu fünf Teilnehmern
  • Besuchereinladungen an Video Benutzer-Warteraum mit Assistenz-Unterstützung für bis zu 4 Besucher
  • Grafisches Benutzerorganigramm als Grundlage für die kanzleiinterne Kommunikation
  • DASD Schnittstelle für jeweils zeitweilige Teilnahme am neuen DASD Deutscher Anwaltssuchdienst Publikumsservice: DASD Video-Sofortberatung (DASD Mitgliedschaft erforderlich)
  • Kostenlose vOffice Apps für iPhone/iPad und Android Mobilgeräte, insbesondere für die Kommunikation mit Mandanten gut geeignet

C.2 vOffice Pro Version (2 Euro monatlich je Benutzer, mindestens 25 Euro monatlich), erscheint im 1. Quartal 2021

  • vOffice Video-Konferenz bis zu 20 Teilnehmern mit bis zu 20 Benutzern und Besuchern

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  • vPay Option mit Internet-Kreditkarten Inkasso und Auszahlung unter Abzug von 10% Inkassoprovision (erscheint 1. Quartal 2021).
    • vOffice Pay (vPay)
    • vLinkPay: Einladungslinks gegen Vorkasse
    • vFacePay: Zahlungsanforderung während des Videogespräches

vOffice ermöglicht der Anwaltschaft eine gröere örtliche Reichweite für kostenpflichtige persönliche Leistungen und auch neue Akquisitionsmöglichkeiten bzw. Mandatsanbahnungen. vOffice ist eine der wenigen europäischen Lösungen, die die strengen Anforderungen des BSI für sichere Videokonferenzlösungen erfüllt, darüber ist ein umfangreiches Gutachten verfügbar. vOffice ist aufgrund seiner Sicherheitsarchitektur nur für Teilnehmer im Bereich von Europa nutzbar.

vOffice steht auf der Seite vOffice.pro zur Registrierung für Unternehmen und Organisationen in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Eine spezielle vOffice Informations-Hotline steht auch auerhalb der Bürozeiten unter der Nr. 030 43598802 zur Verfügung.

vOffice wird in der Computer-Fachpresse gut beurteilt, s. Artikel Heise.

D. Kanzlei EDV-Technik

D.1 SQL Datenhaltung

Wir empfehlen aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die Datenhaltung allen Kanzleien ab drei Arbeitsplätzen, in 2021 auf die Microsoft SQL-Datenhaltung umzustellen. Dies ist mit einem neu entwickelten Umstellungsprogramm in den RA-MICRO Moduleinstellungen einfach möglich. Von der RA-MICRO Homepage ist eine kostenlose Microsoft Express Version mit Autoinstallation downloadbar. Diese Version ist für kleinere und mittlere Kanzleien passend. Für gröere Kanzleien ist die kostenpflichtige Microsoft SQL Server Version zu empfehlen. Dazu beraten die RA-MICRO Vor-Ort-Partner. Die Installation und Umstellung auf SQL sollte durch Fachpersonal, ggf. mit Unterstützung des RA-MICRO Technischen Supportcenters, erfolgen.

D.2 RA-MICRO vCloud / vServer

Die RA-MICRO vCloud Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und werden teilweise bei Neueinrichtungen von Kanzlei-EDV gewählt. Allerdings wird der weitaus gröere Anteil von Neueinrichtungen mit herkömmlichen Kanzlei-Server Installationen versehen. Wir empfehlen grundsätzlich im Mehrplatzbetrieb nicht mehr Peer- oder reine File-Server Installationen, sondern stets den Microsoft Server mit Remote Desktop Zugängen (Terminalserver) im Mehrplatzbetrieb zu verwenden.

Wie aus dem Homeoffice oder von Unterwegs in der Kanzlei arbeiten? ist eine häufig gestellte technische Supportanfrage. RA-MICRO hat dafür eine einfache, sichere und schnell installierbare Lösung entwickelt, den RA-MICRO vServer. Es handelt sich um einen sofort betriebsbereiten, von RA-MICRO vorinstallierten Windows Server 2019, Microsoft SQL Server und RA-MICRO Kanzleisoftware. Dieser kann kostenlos heruntergeladen werden. Der virtuelle vServer läuft auf einem geeigneten PC mit Windows Server Betriebssystem in der Microsoft Hyper-V Virtualisierung. Per Remote Desktop kann mit jedem beliebigen Endgerät damit auf RA-MICRO Arbeitsplätze in der Kanzlei zugriffen werden, abgesichert durch ein VPN. Für Systemhaus Fachpersonal ist die virtuelle vServer Installation eine einfache Sache.

Der Vorteil der RA-MICRO vServer Lösung ist, dass der Standort des sog. Host-PCs, des Server-Gerätes beliebig ist, - eine gute Internetverbindung sollte vorhanden sein. Der vServer kann in Kanzleiräumen, bei einem Server Hosting Center, bei einem Dienstleister oder in einem deutschen Rechenzentrum laufen.

Die RA-MICRO Organisation bietet als Produkt das RA-MICRO vServer Hosting an. Dafür fallen Kosten für Server- und Datensicherungsgerät an, die man für Kanzleien bis 5 Arbeitsplätze mit etwa 150 Euro mtl. ansetzen kann, ferner Kosten für die notwendige laufende Systemadministration je nach Komplexität der Installation und Anzahl der Endgeräte etwa 50 Euro je Arbeitsplatz. Dazu kommen dann die Microsoft Lizenzkosten dazu. Lassen Sie sich gern bei den RA-MICRO Vor-Ort Partnern oder der RA-MICRO vCloud Infoline 030 435 98 801 näher informieren.

D.3 Systemsoftware / Datensicherung

Wir empfehlen, nur neueste Systemsoftware und Office Versionen einzusetzen. In der modernen Internetwelt mit den Angriffs- und Ausspähungsgefahren sind nur neueste Softwareversionen verantwortlich. Bei Office empfehlen wir die 64-Bit-Version einzusetzen, seit Herbst 2019 steht eine 64-Bit-Version der Word-Schnittstelle zur Verfügung.

Wir sprechen wie alljährlich den dringenden Appell aus, laufend Datensicherungen nach zwei verschiedenen technischen Methoden durchzuführen und aktuelle Sicherungen auch auerhalb der Kanzlei zu verwahren. In den letzten Jahren hat das Datensicherungsprodukt Veeam eine sehr starke Marktstellung entwickelt, diese bietet bereits in der kostenlosen Version gut nutzbare Leistungen an. Ferner kann die Acronis Windows Server Cloud Sicherung empfohlen werden, die weit verbreitet ist.

E.DictaNet Diktiersoftware

Der Schwerpunkt der DictaNet Entwicklung lag bei der Weiterentwicklung der sog. Hintergrund-Spracherkennung am DictaNet Office PC Player Arbeitsplatz sowie dem Ausbau der Funktionalität der DictaNet App hin zu einem sprachebasierten mobilen anwaltlichen Arbeitsmittel. In Kombination beider Anwendungen ist insbesondere auch für den Homeoffice Arbeitsplatz von Anwalt und Schreibkraft ein optimal produktives Arbeitsmittel gegeben.

Die im ersten Quartal 2021 erscheinende Neufassung der DictaNet App hat eine RA-MICRO E-Akten Import/Anzeige Option erhalten, sodass für RA-MICRO E-Akten auf dem Smartphone eine mobile Nutzungsmöglichkeit gegeben ist. Eine verschlüsselte sichere Synchronisation mit RA-MICRO Kanzleisoftware Akten ist integriert. Ein Highlight ist, dass während Anzeige und Navigation in der E-Akte auf diese Ansicht diktiert werden kann. Weiter wurde eine sehr leistungsfähige E-Mail Sprachnachrichten Funktion integriert, die die Beantwortung von E-Mail Posteingängen per Sprachnachrichten ermöglicht. Die Erweiterung um den Empfang von beA-Nachrichten vorgesehen.

F. DASD Deutscher Anwaltssuchdienst

Die neu gestaltete Anwaltssuche auf der Startseite des RA-MICRO Anwaltssuchdienstes DASD ermöglicht über eine zentrale Suchleiste Kombinationen, z. B. Rechtsgebiet + Stadt + Sprache, wie Nutzer es von Suchmaschinen wie Google gewohnt sind. über die Teilen-Funktion lässt sich ein gefundenes Anwaltsprofil bei Twitter, LinkedIn oder WhatsApp teilen.

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Die Online Video-Kommunikation mit Mandanten gewinnt an Bedeutung und wird zunehmend von Mandanten als sicherer Kanzleiservice erwartet. Das DASD Anwaltsprofil wurde um das Merkmal Video Online Beratung ergänzt, da dies zunehmend als bedeutendes Qualitätsmerkmal einer modernen Anwaltskanzlei angesehen wird.

vOffice und DASD haben eine gemeinsame Schnittstelle, sodass die anwaltlichen vOffice Nutzer, die DASD Abonnenten sind, sich mit einem Klick tageszeitweise im DASD als online verfügbar schalten

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und dann im DASD in der neuen Selektion Video Online Sofortberatung kontaktiert werden können. Es wird von der DASD Homepage aus direkt ein VideoCall in das virtuelle Wartezimmer des Anwalts ausgeführt. Es erfolgt bei Eintritt in das virtuelle Wartezimmer eine Benachrichtigung auf dem PC des Anwaltes und seiner Assistenz(en). Die Assistenz oder der Anwalt kann dann mit dem Besucher per VideoCall kommunizieren. Voraussetzung der Nutzung ist ein DASD Abo, die Eintragung der DASD Benutzerkennung in der vOffice Benutzerverwaltungs-Tabelle; der DASD Dienst erscheint im Laufe des Januar 2021.

G. Unternehmensnachrichten

G.1 Die fünf RA-MICRO Landesrepräsentanzen Nord, Berlin, Düsseldorf, Stuttgart, München haben sich in der Corona-Zeit ganz auergewöhnlich bewährt. Wir freuen uns über die sehr gute Akzeptanz dieser Beratungsangebote zu allen Fragen der Kanzlei-EDV Organisation. Die RA-MICRO Landesrepräsentanz Nord ist nach Kiel umgezogen.

G.2 Die Ergänzung des Hotline Supportes durch Chat und E-Mail Support hat sich sehr bewährt und die Hotline Wartezeiten bedeutend verkürzt. Etwa die Hälfte der Supportanfragen wird so bearbeitet. Auf der Homepage veröffentlichen wir im Services/Supportbereich aktuell die Auslastungen der Hotline Leitungen. In der Regel sind stark belastete Anrufzeiten von 10:00-14:00 Uhr; wir empfehlen nach Möglichkeit, die anderen Tageszeiten für Hotline Anfragen zu nutzen.

G.3 Wir bitten die Anwender, für die Mitteilung von Programmfehlfunktionen und Programmstörungen primär den Supportdesk im PD Hauptmenue zu benutzen (s. Abb. oben). Hier werden die Eingänge direkt in unser Helpdesk-System der Produktionsabteilung eingespeist und können unmittelbar verarbeitet werden. Dies ist der schnellste und effektivste Weg zur Lösung. Der RA-MICRO Fachsupport ist nur für Anwender-Fachfragen qualifiziert, nicht für die Bearbeitung von Störungen und Fehlfunktionen, deren Lösung muss in aller Regel unter Einbeziehung der spezialisierten Fachmitarbeiter der Programmentwicklung erfolgen.

G.4 Der RA-MICRO Programmarchitekt RA Dr. Becker wird den seit Jahrzehnten auf Präsentationsveranstaltungen gepflegten Erfahrungsaustausch mit den RA-MICRO nutzenden Kolleginnen und Kollegen virtuell fortführen und ein neues Format anbieten: Dr. Beckers Videokonferenz moderne Kanzlei-EDV. Die Veranstaltung wird mittwochs von 15:00-16:00 Uhr mit vOffice durchgeführt, vorgesehen sind bis zu zehn anwaltliche Teilnehmer; maximal ein Teilnehmer je Kanzlei. Gegenstand ist der gegenseitige Erfahrungsaustausch zu moderner Kanzlei-EDV Einrichtung und Anwendung sowie ein Einblick in die aktuelle Produktentwicklung und Diskussion von Entwicklungsplanungen. Melden Sie gern Ihr Interesse an der Teilnahme beim Moderator Herrn Marko Schumann videokonferenz@ra-micro.de an, es kann dann ein Teilnahme-Termin vereinbart werden.

G.5 In 2020 wurden eine groe Zahl von Online-Veranstaltungen für Anwender und Interessenten durchgeführt; das Entfallen von Real-Veranstaltungen wurde voll durch Online- Veranstaltungen ausgeglichen. Diesen Weg werden wir 2021 weiter engagiert ausbauen. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeiten zur Erhöhung des RA-MICRO Wissens in der Kanzlei! Wir empfehlen allen Anwendern, in den Kanzleien die PCs mindestens mit Audio-Ausgabegeräten auszustatten, sowie mindestens einzelne PCs, insbesondere die der Anwälte und deren Assistenzen, auch mit Webcam Videoausstattung.

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Quelle: https://2021.ra-micro.de/




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